A importância da gestão de estoque

Como fazer uma gestão de estoque eficiente

Tem mas acabou. Claro que a frase é uma piada, mas ilustra bem a dor que é ter alguém interessado em comprar o seu produto e você não ter disponível. Perder esse tipo de oportunidade é algo que pode acontecer com frequência caso a empresa não tenha uma gestão de estoque eficiente. Desta forma, você terá sempre um estoque mínimo para não ficar na mão.

Um exemplo recente de como uma gestão de estoque equivocada pode causar grandes estragos. Há algumas semanas, muitas cidades brasileiras não puderam aplicar a segunda dose da vacina contra a Covid-19 porque novas entregas não foram feitas e as doses que deveriam estar reservadas para este fim foram aplicadas.

Caso os gestores dessas cidades tivessem reservado pelo menos uma dose a cada pessoa que tivesse recebido a primeira, um estoque mínimo estaria garantido e isso não teria ocorrido.

Como calcular?

Já deu para entender a importância do estoque mínimo, certo? Então, como se calcula? Existe uma fórmula simples que pode ser utilizada, que é a multiplicação do consumo médio diário pelo tempo de reposição. O resultado é o estoque mínimo.

No entanto, essa conta só é possível se você tiver informações corretas e confiáveis das suas vendas e dos prazos de entrega dos seus fornecedores (incluindo aí a periodicidade dos pedidos). Para calcular o consumo médio diário basta pegar as vendas de uma determinada mercadoria em um período e depois dividir isso pela quantidade de dias deste período.

Resumindo, o estoque mínimo é aquela “reserva de segurança” que você deve ter para não correr o risco de ver um produto em falta. É claro que o estoque pode sim ficar zerado caso ocorra uma procura maior do que o normal o caso o fornecedor tenha problemas de produção ou entrega. Mas fazendo uma gestão correta do seu estoque, os riscos são minimizados.

Exemplo

As variáveis e riscos dependem muito do tipo de empresa. Vamos pensar no caso de uma confeitaria, por exemplo. Ela vende o ano todo produtos que levam morango. No entanto, a fruta não é encontrada tão facilmente o ano todo. Isso deve ser levado em consideração na hora de adquirir este tipo de insumo. Ao mesmo tempo, existem produtos perecíveis que não podem ser estocados por um período muito longo. Cada empresa tem a sua própria característica e a gestão de produtos em estoque deve respeitar todos esses pormenores.

Veja um exemplo simples:

– Venda do produto/mês: 100 unidades

– Dias úteis no mês: 20 dias

– Tempo de reposição (prazo do fornecedor): 5 dias

Estoque Mínimo: 100/20 (5) x 5 = 30

Neste caso, o estoque mínimo é de 30 unidades. E o que isso significa? Toda vez que o seu estoque atingir esta quantidade, um novo pedido deve ser feito. Com esta regra a chance de ver um produto acabar é muito pequena. Não esqueça de levar em conta nesse cálculo os períodos de maior demanda, como festas de final de ano, por exemplo.

Como organizar o mínimo, médio e máximo?

Ao mesmo tempo que é importante ter um estoque mínimo para não correr o risco de perder oportunidade de venda, é preciso também evitar o desperdício. Seja por produtos perecíveis que não podem ser estocados por grandes períodos ou por produtos com saída pequena. Se o mínimo garante a segurança da operação, o máximo evita o desperdício.

E como calcular? Há também uma forma simples que é o estoque mínimo somado ao lote de reposição. Calma, a gente explica melhor. Caso você compre, por exemplo, 50 unidades de um determinado produto cujo o estoque mínimo (que você já aprendeu a calcular) é de 30 unidades, o estoque máximo é de 80 unidades.

Não esqueça, porém, de levar em conta aí oportunidades para adquirir certos produtos com preços mais vantajosos. Nesses casos, podem sim serem feitos pedidos em quantidades maiores, desde que observadas as saídas médias para evitar desperdícios.

Com estes indicadores de mínimo e máximo, é muito mais fácil saber sempre quando e quanto comprar, garantindo uma gestão de estoque muito mais inteligente e eficiente.

Vale a pena ter um sistema de controle de estoque?

Todos esses cálculos existem para que o gestor tenha um maior controle do que acontece na sua empresa. Mas isso pode ser feito de uma maneira automatizada, caso conte com um software de gestão de estoque. Ele pode ser simples, no qual todas as vendas são lançadas manualmente ou totalmente automatizado, com vendas feitas via leitura de código de barras.

Assim, o fluxo de entra e saída pode ser conferido por meio de relatórios. Isso permite ainda identificar quais são os produtos mais vendidos e /outros indicadores que certamente irão ajudar na gestão de sua empresa.